Confinement oblige, nos échanges professionnels se font par caméras interposées. Pour rendre cette prise de parole efficace, quelques conseils, notamment si vous en êtes l’organisateur.
La préparation
- Plus que jamais, sachez ce que vous avez à dire et évitez l’improvisation ! Préparez votre intervention à l’avance et gardez à portée de main une feuille de route avec l’objectif de la réunion, le déroulé prévu (les points, qui dit quoi, les questions-réponses)
- Fixer un timing (de 15 minutes à 1 heure selon le nombre de participants)
- Adresser un email la veille aux participants précisant l’objet de la réunion, l’ordre du jour, le passage des interlocuteurs
- Choisir avec soin son emplacement : que l’on vous voit bien, sans contrejour, sans distraction pour l’œil (un coin rangé et sobre)
- Tester le micro
Préparer avec un ordre du jour, répéter en se filmant permettent de gagner en fluidité et en efficacité. Cela optimisera l’écoute.
L’animation
- Démarrer la réunion : commencer par une ronde avec les présents, leur demandant leur état d’esprit, comment ils vont, ce qui permet aux retardataires d’arriver sans avoir à reprendre la réunion
- Annoncer les règles : la durée, l’ordre du jour et la prise de parole chacun son tour ou en levant la main, demander à éteindre les micros pour éviter les bruits parasites
- Quand vous parlez, parlez normalement, faites des pauses brèves entre les mots, regardez la caméra et non l’écran. Ne monopolisez pas la parole.
Interpeller nommément les personnes, citer leur nom, leur demander leur avis. L’interaction est indispensable.